Máte pocit, že Vám některé emaily chodí omylem a Vy jejich čtením (natož odpovídáním) jen ztrácíte čas? Že některé schůzky Vás zcela minou..
Máte pocit, že Vám některé emaily chodí omylem a Vy jejich čtením (natož odpovídáním) jen ztrácíte čas? Že některé schůzky Vás zcela minou a Vy se zásadní informace dozvíte až na chodbě od kolegy, se kterým se dáte náhodou do řeči? Zdá se Vám, že se občas některá rozhodnutí tzv.zaseknou na mrtvém bodě a čeká se? A napadlo Vás proč?
Ano, samozřejmě to může být chyba v komunikaci nebo jen líný kolega. Ale co když nejsou správně nastavená pravidla, tedy procesy a odpovědnost za ně. Oblíbená kolektivní vina resp.nevina (nevím-li na koho se obrátit, zahrnu do kopie emailu nejlépe celé oddělení a budu doufat, že se někdo chytí) je častým řešením. Povede tato cesta k trvalému odstranění problému nebo ho pouze pro tentokrát s trochou štěstí vyřeší?
Procesní nebo personální audit není libozvučný pojem a má celkově špatné renomé z minulosti. Nebojím se s nadsázkou říci, že slovo audit se vžilo do představ společnosti jako zbytečně drahý nástroj pro propouštění zaměstnanců. Jenže tak jako každý známe příběhy, kdy se dobře míněnou myšlenku nepodařilo zhodnotit, tak i krásný záměr auditu byl mnohokrát nepochopen. A to, že je dnes audit moderní záležitostí, pořád neznamená, že už je oblíben.
Pokud však přistoupíme k auditu jako k nástroji, který nám pomáhá zlepšovat fungování organizace a potažmo nám může ulehčit práci, začneme ho mít rádi.
Trochu více akademicky se tedy podívejme na to, co takovým auditem a procesem chápeme.
Auditem rozumějme kritickou analýzu umožňující ověřovat informace o daném subjektu. Komplexní audit si bere za cíl větší subjekty jako banky a podniky nebo dokonce celý sektor. V užším pojetí se předmětem skutečnosti rozumí účetnictví, které poskytuje informace o hospodaření podniku. Audit může být externí, kdy ho vykonává subjekt vně podniku nebo interní, jež je prováděn zaměstnanci vnitropodnikových útvarů.
Druhů auditů je mnoho. Technický, finanční, ekologický, audit kvality, audit dopadů na životní prostředí a v neposlední řadě také náš audit personální a procesní. Poslední dva jmenované jsou dobrovolné a prováděné nejčastěji na žádost auditované organizace.
Cílem personálního auditu je zjistit efektivitu personálních procesů, snížit náklady v oblasti řízení lidských zdrojů, přehodnotit a optimalizovat organizační strukturu, stanovit ukazatele pro personální controlling, zvýšit spokojenost a výkonnost zaměstnanců, umístit správné lidi na správná místa. Vytipovat manažerský potenciál a identifikovat potřeby rozvoje zaměstnanců.
Proces je termín, jež si umíme představit. V reálném životě se setkáváme s mnoha procesy, ať už výrobními, biologickými nebo technologickými. V našem případě však chápejme proces z pohledu manažerského jako byznys proces, čili jako tok práce (workflow) postupující od jednoho člověka k druhému a v případě větších procesů pravděpodobně z jednoho útvaru do druhého.
Abychom mohli nazvat proces procesem, musí mít určité znaky, a to: musíme vědět, kdo ho dělá, co vlastně dělá, kdo to schytá, když se nic neudělá, kdo z toho bude mít radost, když se to povede a kdy se tak má stát. Odborně řečeno:
- musí být opakovatelný (popsaný a standardizovaný)
- mít svůj ocenitelný výstup (služba nebo produkt)
- mít svého zákazníka (interního nebo externího)
- mít svého garanta (osobu odpovídající za provádění procesu)
- mít svého vlastníka (osobu odpovídající za fungování a zlepšování procesu)
- mít jasné hranice (začátek i konec procesu a definování návazností na jiné procesy)
- spotřebovává zdroje (lidské, finanční, IT apod.)
- trvá určitou konkretni dobu
- má svůj cíl (potřeba organizace, zmocnění ze zákona)
- a má svůj měřitelný parametr výkonu (doba, kvalita, náklady apod.)
Cílem procesního a personálního auditu je tedy identifikovat, kde leží v organizaci největší rezervy ve výkonnosti. Procesní audit představuje analýzu jednotlivých procesů v rámci organizace, prováděnou za účelem optimalizace procesů, reengineeringu procesů, identifikace slabých míst ve fungování organizace, redukce stavu zaměstnanců, snižování nákladů nebo zjednodušení některých konkrétních aktivit. Víceméně chceme identifikovat, popsat a ověřit, nakolik jsou procesy účelné a ekonomické vzhledem k poslání organizace.
Jinak řečeno, pokud audit dobře pochopíme a uchopíme, tak nám pomůže být lepší.
