Zpět seznam článků

Vítej na palubě!

Vydáno: 21.dubna 2016

Současná HR praxe má dobře zpracované procesy náboru, měření výkonnosti, rozvoje talentů a vzdělávání. Ovšem vlastní vstup nového zaměstnance do pracovního kolektivu bývá často šedou zónou bez jasných pravidel.

Onboarding je systematický přístup začlenění nového kolegy do organizace a seznámení s firemní kulturou. Součástí je také poskytnutí pracovních prostředků a informací, aby mohl plně fungovat a být produktivní.

Proč nás to má vlastně zajímat? Je to stejné jako s prvním dojmem v mezilidském kontaktu. Svůj názor si obvykle vytvoříme během několika prvních vteřin a jen velmi těžko jej lze následně změnit. S nástupem do zaměstnání to je stejné. Pokud si obě strany „sednou“, může se jednat o loajální vztah na dlouhou dobu. A jako zaměstnavatelé přece dbáme na svoji image a chceme, aby noví kolegové nastupovali příjemnou a efektivní formou.

Podle různých průzkumů to však v průměru 50% organizací nezvládá. Důvodem je jednak nekoncepčnost a chybějící struktura nebo zkrátka zahlcení běžnou agendou a nedostatek péče o nového zaměstnance.

Co nás to vlastně stojí, když se to nedaří?

Podívejme se na jednoduchý příklad z organizace, která nabírá každý měsíc 10 nových lidí. Průměrný plat je 40.000 Kč, což i s odvody činí 54.000 Kč. K tomu je na zaměstnance nutné připočítat režii ve výši 10.000 Kč. Celkem tedy přímé náklady tvoří 64.000 Kč měsíčně, což je 3.200 Kč za den.

Pokud se podaří celý proces nástupu zkrátit o 5 dní, činí přímé úspory na 10 nových zaměstnanců 160.000 Kč.

Business case na Onboarding

K tomu by bylo vhodné přidat i další položky. Například zaměstnanci budou o týden dříve vytvářet přidanou hodnotu a přispívat do výnosů firmy.

Dále pak můžeme argumentovat dopady na image a goodwill organizace, loajalitou zaměstnanců (nevyhodíte tolik peněz za headhuntery oknem), úsporami za lidskou práci i materiál v jiných odděleních (HR, IT, správa budovy, účetní oddělení, atd.). To už si můžete dopočítat sami pro své vlastní prostředí.

Jak dlouho nám to trvá?

Nejprve se podívejme na to, kolik potřebujeme času, aby byl zaměstnanec připraven vykonávat svoji práci. Jedná se zejména o vybavení pracovními pomůckami (počítač, telefon, auto, platební karta, případně hasák, montérky a rukavice, přístupy na pracoviště a přidělení pracovního místa, nastavení přístupů do informačních systémů a e-mailové adresy. Dalším krokem je absolvování nezbytných školení bezpečnosti práce, požární ochrany, školení řidičů, lékařská prohlídka, interní směrnice atd. Nesmíme zapomenout ani na nutnou socializaci a seznámení s pracovním kolektivem. Pokud je vše připraveno, lze to klidným tempem zvládnout za 3-5 dní.

Realita z českých podniků? 3-6 týdnů! Samozřejmě jsou i výjimky, ale zatím jich je poskrovnu. Víte, jaká je situace ve vaší společnosti?

Nyní se zaměříme na to, kdy vlastně začíná a končí proces Onboardingu. Jeho iniciace je spojena s podpisem pracovní smlouvy se zaměstnancem. K tomu obvykle dochází několik dní až týdnů před nástupem do zaměstnání. Toto období (též nazývané Preboarding) již můžeme využít k tomu, abychom s předstihem zajistili veškeré pracovní pomůcky a připravili pracovní místo na Den 1. Zároveň můžeme budoucího zaměstnance seznámit s některými interními dokumenty, školeními a směrnicemi. K tomu perfektně slouží specializované firemní portály obsahující  dokumenty, které nejsou volně na internetu, ale zároveň se nejedná o důvěrné interní materiály.

Vlastní Onboarding pak končí několik týdnů až měsíců po nástupu zaměstnance a navazuje na něj Performance Management. Zahrnuje i prvotní nastavení cílů, revizi očekávání zaměstnance i zaměstnavatele atd. U exekutivních pozic může trvat až rok, neboť seznámení s organizací je komplexnější.

Proces onboardingu

Kde optimalizovat?

  1. Mějte vlastníka procesu. Onboarding má přesah přes více oddělení – HR, IT, mzdová účtárna, správa budovy, … Pokud chybí jeden vlastník, který proces řídí, jedná se o džungli. Právě HR musí zvednout hozenou rukavici a být lídrem Onboardingu. Pokud ostatní oddělení nespolupracují, najděte si sponzora, který je umravní.
  2. Začněte včas. Některé kroky nelze urychlit (například objednávku počítače), ale lze na nich začít pracovat dříve. Případně si můžete vytvořit určité zásoby, pokud to je ospravedlnitelné. Uveďme si příklad z jedné globální korporace – počítače byly dodávány podle interního postupu, ale doba dodání do ČR se pohybovala okolo 3 týdnů. Počítače se nesměly nakupovat lokálně. Způsobovalo to velké problémy v produktivitě nastupujících zaměstnanců. Proto interní tým zajistil, aby na místě bylo vždy minimálně 5 počítačů pro nováčky . Tento zásobník umožnil okamžité uspokojení poptávky. Zásoby byly postupně doplňovány.
  3. Zapojte všechny. Všechny týmy musí táhnout za jeden provaz. Klíčová je spolupráce mezi HR a manažerem nabírajícím nového zaměstnance. Informujte a ovlivňujte všechny účastníky procesu tak, aby si uvědomovali svůj podíl na výsledku.
  4. Mějte přehled. Často se stává, že v organizaci koluje seznam kroků, které je třeba při nástupu zaměstnance splnit. Obvykle to je dokument ve wordu či excelu zveřejněný na intranetu. Rozhodně to je lepší, než nemít vůbec nic. Vlastníkovi procesu však chybí přehled o stavu jednotlivých kroků. Ideální je využívat informační systém, který sdruží všechny aktivity a spolupracující oddělení a zároveň zajišťuje jednu verzi pravdy. Pak není problém zjistit, který manažer se opozdil s objednáním PC, zda už IT přidělilo veškeré přístupy do aplikací či zda už má zaměstnanec hotové školení BOZP.
  5. Omezte papíry. Naše firemní kultura miluje papíry. A zejména v HR si libujeme v šanonech a archivech. Kromě pracovní smlouvy v zásadě nemusíme uchovávat v papírové podobě žádná prohlášení, potvrzení o splnění školení atd. A přesto to děláme. Navíc rádi přepisujeme z jednoho papíru do informačního systému a naopak. Pomocí již zmíněných portálů může spoustu formulářů vyplnit zaměstnanec sám a potvrdit je elektronicky. Základní data pak lze brát vždy z jednoho místa – jen si vzpomeňte, kolikrát opisujete své jméno, rodné číslo a adresu. V organizacích s pobočkovou sítí se někdy setkáte s následujícím případem: mzdy a základní HR agenda je prováděna na centrále či ve středisku sdílených služeb. Na pobočku nastoupí nový zaměstnanec a jeho vstupní dokumenty jsou v papírové podobě zaslány ke zpracování na centrálu. Tento krok někdy trvá až 2 týdny. Teprve pak jsou základní údaje vloženy do HR systému, který poskytuje data pro ostatní aplikace. To celý proces enormně zdržuje. I pouhé naskenování a zaslání formulářů elektronicky přinese výrazné urychlení.
  6. Připravte zajímavý a vyvážený obsah. Není nic horšího než před nováčka navršit hromadu formulářů a školení, které musí projít během prvních několika dní. Zkuste vytvořit obsah, který hravou formou propojí všechny prvky Onboardingu. Nezapomínejte na socializaci. I taková drobnost, jako pozvánka na vánoční večírek ještě před nástupem do zaměstnání v lednu, vám přinese spoustu pozitivních bodů.
  7. Měřte a získejte zpětnou vazbu. Platí pravidlo, které říká: Co nelze měřit, nelze ani řídit. Proto si nastavte několik jednoduchých procesních metrik a ty sledujte. Zároveň získávejte zpětnou vazbu od nových zaměstnanců i jejich manažerů. A s výsledky se pochlubte. Když se nepochválíme sami, tak to těžko udělá někdo jiný.

Držím palce při budování vstupní brány do organizace. Kromě papíru a tužky využijte i podporu aplikací specializovaných na Onboarding. Věřte, že se vám vynaložené úsilí vrátí ve spokojených zaměstnancích i na obchodních výsledcích.

Chcete podobný článek? Jak být v HR nejlepší a školení