Zpět seznam článků

Systémy pro Talent management – nutnost či módní záležitost?

Vydáno: 21.dubna 2016

V poslední době se termín TALENT skloňuje až příliš často. Podívejme se podrobněji, jaké procesy a technologie bývají využity při jeho hledání a rozvíjení. Zkusme odpovědět na otázku, zda se jedná o bublinu či reálný přínos pro organizaci.

Integrovaný Talent management (TM) je soubor propojených procesů, jejichž úkolem je zajistit, aby v organizaci byli správní lidé na správných místech v pravý čas. Typicky se jedná o tyto aktivity:

 

Mnoho organizací tyto procesy vůbec neřeší. Jsou rády, že zvládají základní personalistiku v souladu s legislativou a vyplácí mzdy včas. Občas někoho ad hoc přijmou a vyškolí. Nicméně pak se oblast lidského kapitálu nikdy nemůže stát významnou konkurenční výhodou.

Podpůrné IT systémy lze rozdělit do několika kategorií:

  • Tužka a papír

Nevyžaduje IT podporu, přesto ji uvádím, protože je velmi často využívána.

  • Tabulkový kalkulátor + email + textový editor

Typicky to je první evoluční stupeň, který je hojně nasazován. Trpí ovšem mnoha neduhy jako struktura dat, hromadné zpracování, historická data, víceuživatelský přístup.

  • Jednoúčelový TM systém

Jedná se o oddělené aplikace podporující vždy jen jeden či malou skupinu procesů. Například systém pro podporu náboru nebo na hodnocení zaměstnanců a vzdělávání. Výhodou bývá velmi dobře propracovaná metodika a funkčnost. Nevýhodou pak nutnost integrace na ostatní datové zdroje a procesy. Společnosti se k nim často uchylují v situaci, kdy potřebují naléhavě vyřešit konkrétní potřebu a ostatní části TM je zatím netrápí. Jde o ekonomicky výhodné řešení.

  • Integrovaný TM systém

Poskytuje komplexní podporu pro všechny (či téměř všechny) procesy uvedené na obrázku výše. Velkou výhodou je práce nad jednou datovou základnou a tak nabízí kompletní obrázek o zaměstnanci ze všech perspektiv. Stále je však nutné udržovat integraci na základní HR systém, primární zdroj kmenových dat o zaměstnancích. Tato řešení jsou často nasazována většími organizacemi s regionální či globální působností. Mezi hlavní hráče patří Oracle Taleo, Success Factors (SAP), CornerstoneOnDemand, Peoplefluent, Silkroad, Halogen.

  • Modulární HR systémy

Řešení, která pokrývají základní personalistiku a zpracování mezd s nadstavbovými moduly pro podporu procesů TM. Jejich vyzrálost se ovšem liší. Můžeme se setkat s velmi podrobnými a funkčními moduly, a stejně tak i s moduly na základní úrovni.

Do této kategorie patří velká řešení jako je SAP, PeopleSoft, Oracle Fusion. Cena příslušných modulů a implementace bývá vyšší.

 

České systémy tvoří zvláštní kategorii. Na trhu je mnoho aplikací vyvíjených cca 20 let. Jejich ideový základ byl vždy ve zpracování mezd. Postupně si zákazníci vyžádali rozšíření pro podporu vzdělávání či nábor a hodnocení. Dalo by se tedy předpokládat, že budou plnohodnotně sloužit svým klientům. Ovšem často se toto naroubování nové funkcionality úplně nepovedlo. Uživatelé systému jsou jiní. Už to není několik mzdových účetní, ale mnoho manažerů a zaměstnanců, pro něž je třeba zvolit jiný přístup. Žádný tlustý klient! Žádné webové aplikace, které vypadají jako stvořené na začátku éry internetu (to lze ještě tolerovat u docházky, ale nikoliv při náboru či hodnocení a rozvoji talentů).

 

Podívejme se na jednotlivé procesy podrobněji:

Nábor

Samostatný systém bývá nazýván Applicant Tracking System (ATS). Měl by zahrnovat vytvoření nového požadavku na nábor, schvalování, práci se šablonami a popisy pracovních pozic. Využití vlastní databáze interních i externích kandidátů je klíčové, minimalizuje náklady na inzerci a personální agentury. Propojení na pracovní portály a vlastní kariérní stránky je přínosem stejně jako podpora referencí od zaměstnanců (referral program). Roste také popularita sociálního náboru s využitím sociálních sítí.

Specialisté náboru často vyžadují i možnost tvorby vlastních dotazníků, které umožní seřadit kandidáty podle vhodnosti na dané pozice. Na některé pozice se hlásí i stovky kandidátů a pak není v lidských silách přečíst všechny životopisy. Hromadná korespondence pomáhá automatizovat časově náročnou činnost i udržovat kandidáty v kontaktu.

Zajímavou funkcí je načtení životopisu do strukturované podoby v systému. Algoritmy dobře fungují na angličtinu a jazyky s jasnou strukturou. Existují již řešení na češtinu, ovšem výsledky mě dosud nepřesvědčily.

Následně je třeba s vybranými kandidáty dohodnout interview a organizace schůzek je vhodnou doplňkovou funkčností.

Schvalovací řízení podmínek nového pracovního poměru by mělo být v aplikaci a netoulat se po emailech.

V České republice je situace velmi odlišná od jiných zemí. Dominantní pozici na poli pracovních portálů si dlouhodobě udržuje společnost LMC (především jobs.cz a prace.cz). Zákazníkům nabízí aplikaci G2, která je pro některé klienty zatím dostatečná a tak v ní realizují celý proces náboru.

Vedle toho existují i jiná zajímavá řešení –  např. Atollon, Catsone, SmartRecruiters a mnoho dalších.

 

Onboarding, Offboarding a jiné změny

Po podepsání pracovní smlouvy je třeba připravit budoucího zaměstnance i organizaci na nástup. Je to hodně o workflow – orchestrace všech činností u zaměstnavatele jako je příprava pracovního místa, pomůcek, přístupů do systému atd. Pro nového zaměstnance je vhodné zřídit vlastní portál a naplánovat mu adaptační cestu. Často s využitím systému vzdělávání. Následuje nastavování cílů, pohovory s manažerem, konec zkušební doby…

Obdobný přístup je dobré využívat i při odchodu zaměstnance (též při odchodech na mateřskou dovolenou, relokaci, povýšení či přechodu na jinou pozici), aby byl jasný plán všech kroků – exit interview, vrácení pomůcek, zablokování účtů, outplacement schůzky….

Realita v českých podnicích? Seznam v Excelu, případně popis postupu na intranetu. Dílčí kroky bývají realizovány v servicedesku v IT, ale to je vše.

 

Výkonnost a hodnocení

Přístup je založen na zadávání cílů a jejich kaskádování ze strategické úrovně až ke koncovým zaměstnancům. Hodnocení a sebehodnocení využívá různé škály, které převádí kvalitativní hlediska na kvantitativní. Klíčem je, aby přístup nebyl příliš složitý, jinak to manažeři a zaměstnanci nebudou používat. Stejné pravidlo platí pro nasazení kompetenčního modelu. Hodnocení potenciálu je závislé na vnitřní metodice organizace. Systém by měl umožnit její zohlednění, ale je lepší zvolit jednoduchost a selský rozum, protože složitá řešení se pak v praxi nepoužívají. V Čechách se obvykle hodnotí 1x ročně a většina lidí ignoruje jakékoliv změny v systému v průběhu roku. Do aplikace chodí zřídka a musí se ji de facto učit vždy znovu. Důraz proto dávejte na častější užívání a intuitivnost.

Příkladem jednoúčelové aplikace je systém Perfolean s vizualizací výsledků.

 

Vzdělávání

Vzdělávání je dlouhodobě dobře etablované. Zejména díky prostředkům z ESF jsme zaznamenali na tomto poli neobvyklý boom a to i z pohledu systémů. Větší pozornost by si zasloužily oblasti jako lepší podpora HR pracovníků z hlediska upozorňování na termíny nutných re-certifikací, aby mohli včas reagovat. Rovněž zvýšení přehlednosti katalogu školení pro uživatele je přínosem. Často se v něm ztrácejí.

 

Kariérní plánování a rozvojové plány

Kariérní plány jsou možné cesty pro postup zaměstnanců v organizaci. Typicky se jedná o růst po manažerské nebo expertní cestě. Podle povahy podnikání se pak cesty různě liší. Systémy obsahují jejich popis a vyjádření zájmu zaměstnanců o konkrétní pozice či směřování kariéry.

Rozvojové plány pak konkrétní aktivity, které daného zaměstnance pomohou připravit na budoucí pozici nebo doplní kompetence, jež mu chybí pro výkon aktuální role.

Mnoho systémů mezi českými podniky na tuto agendu není. Většinou se využívá jen papírová evidence nebo kancelářské aplikace.  Chybí pak přehled o tom, kdo se připravuje na co a jak je s přípravou daleko, tzn. strategický směr vzdělávání.

 

Plánování nástupnictví

Je vlastně hlavní důvod, proč se celý Talent management realizuje – mít připravené vlastní lidi, až je budeme potřebovat na klíčové funkce v organizaci. Funkčně se jedná hlavně o identifikaci příslušných nástupců, zobrazení jejich charakteristik (výkonnost, potenciál, mobilita, …) a úrovně jejich připravenosti.

Aplikační podporu nalezneme vesměs pouze v integrovaných TM systémech nebo v komplexních HRIS. Pokud organizace s takovým procesem pracuje (měla by, protože se jedná o ošetření klíčového rizika), často si v ČR vystačí s evidencí v tabulkovém procesoru. Bohužel mnoho firem toto riziko zatím jen tiše toleruje.

 

Závěr

TM systémy mohou výrazně odlehčit administrativní zátěži HR oddělení, pokud již takové procesy realizuje. Přináší novou kvalitu do pohledu na lidský kapitál, která se může změnit v konkurenční výhodu. Záleží na vyspělosti dané organizace. Mezi vhodné sektory patří telekomunikace, IT, finance, hi-tech, obchod. Naopak ve společnostech s vysokým podílem dělnické práce a zaměnitelnosti jednotlivých pracovníků taková potřeba není a TM aktivity se točí kolem vedení organizace a technicko-hospodářských pracovníků. Státní správa je z tohoto pohledu specifická – pro nepolitické pozice je TM smysluplným nástrojem rozvoje, ale pro politicky obsazované funkce již nefunguje.

A dává investice vůbec smysl? Pokud organizace začne procesy a systémy TM skutečně používat, pak se brzy stane lidský kapitál konkurenční výhodou.

Chcete podobný článek? Jak být v HR nejlepší a školení