Zpět seznam článků

Katalog HR služeb

Vydáno: 21.dubna 2016
news

Bezvadný nástroj pro odůvodnění existence personálního oddělení a souvisejících nákladů. Ale zatím málo využívaný.

Katalog služeb je prostý seznam činností/úkonů, které personální útvar poskytuje ostatním útvarům v organizaci. Bývá doplněn o stručný popis a podmínky poskytování, někdy i o nákladovou strukturu. Nic víc, nic míň.

Zdánlivě triviální věc.

Ovšem pokud se začne správně a konzistentně využívat, stane se z něj výborný komunikační nástroj.

 

Potřebujete spočítat a vyplatit mzdy? Ano, umíme. Chcete proškolit členy svého týmu v oblasti finanční gramotnosti? Ano, zajistíme. Potřebujete otevřít novou pozici a dodat vhodné kandidáty? Není problém. 

Potřebujete zorganizovat teambuilding? Tak to se omlouváme, ale nepatří to mezi naše standardní služby. Rádi vás podpoříme, ale související náklady vám přeúčtujeme, protože v rámci rozpočtu na to nemáme alokovaný dostatek lidí a prostředků. 

 

Ostatní útvary a zejména jejich manažeři (často i představenstvo a generální ředitel) tak získávají jasnou informaci, co za prostředky přidělené personálnímu útvaru skutečně dostávají.

Je pak již jen krůček k tomu, aby se HR útvar začal chovat jako hospodářské středisko.

 

Pečlivě nadefinovat HR služby je nezbytné v případě, kdy některé z nich (nebo i všechny) chceme využívat externě. Ať již formou outsourcingu (to je často k vidění u zpracování mezd nebo v případě náboru) nebo formou střediska sdílených služeb (Shared Services Centers – SSC). Katalog služeb jak pak součástí smluvních ujednání.

Právě zmíněná SSC vznikají díky tlaku na snižování nákladů a dosahování úspor ve větších regionálních nebo globálních organizacích. Každý manažer takového SSC využívá katalog služeb a podmínky jejich poskytování k řízení svého rozpočtu a optimalizaci procesů.

Tyto základní principy však lze s výhodou využívat i u menších subjektů.

Proč katalog?

 

V České republice zatím o mnoha organizacích nevíme, ačkoliv tento koncept řešíme v našem HR procesním modelu a ověřujeme v rámci personálních auditů. Hezkým a inspirativním příkladem však může být Komerční banka. David Formánek (tehdejší personální ředitel KB) představil na Fóru personalistů v prosinci 2013 projekt, kde interní tým sestavil katalog HR služeb. Sestával z 34 položek, avšak jeho konkrétní podoba nebyla zveřejněna, protože se jedná o určité know-how.

 

Příklad katalogu najdete na obrázku níže.

Základní katalog HR služeb

Aby byl tento katalog skutečně v praxi dobře použitelný, je vhodné jednotlivé služby ještě rozdělit na konkrétní pod-služby – například Vzdělávání a rozvoj:

  • Analýza vzdělávacích potřeb 2015-2017,
  • Organizace interních školení dle schváleného katalogu na rok 2015,
  • Zprostředkování externích kurzů,
  • Evidence rozvojových plánů 2015 a jejich hodnocení,
  • Talentový program 2015,
  • Přehled čerpání rozpočtu na vzdělávání

 

Určitě jste narazili na problém co vlastně měřit v HR a jak reportovat výkonnost a vlastní přidanou hodnotu. S katalogem služeb je řešení jednodušší.

Ke každé službě v měsíčních intervalech můžete zveřejňovat:

  • kapacitní údaje – kolik požadavků jste řešili celkem, které útvary vás nejvíce vytěžují
  • časové údaje – jak dlouho trvá průměrné vyřízení požadavku, jaký byl nejdelší a nejkratší čas
  • nákladové údaje – kolik stojí zajištění služby
  • změny vůči předchozímu období

Služby slouží i ke standardizaci. A když dvě organizace chápou například službu zpracování mezd stejně, je mnohem jednodušší i benchmarking. Koho by nezajímalo, jestli naše služba zpracování mezd je rychlejší a levnější než u jiné společnosti?

 

Každá služba má i svůj životní cyklus – je nově navržená, testovaná, v produkčním používání, optimalizovaná. Může se stát i zbytečnou a následně vyřazenou. Takže katalog služeb žije a měl by být minimálně 1x ročně revidován a odsouhlasen managementem organizace.

 

Naprosto perfektní je, když můžete služby vhodně podpořit i IT technologiemi – například manažerským či zaměstnaneckým samoobslužným portálem. Nebo HR helpdeskem. Někdy se představitelé HR útvarů bojí, že pak již nebudou tak blízko u manažerů a lidí v organizaci. Ale opak je pravdou. Opakující se dotazy, požadavky a činnosti zautomatizujete a zbyde vám více času na diskuze se svými interními klienty a zjišťování, jakou další podporu by potřebovali.

 

Vzbudilo to vaši pozornost? Chtěli byste se dozvědět více nebo se dokonce pustit do vlastního projektu? Kontaktujte nás!

Chcete podobný článek? Jak být v HR nejlepší a školení